精選兩大時間管理技巧,協助你打造高效人生!

時間管理技巧(文章精選圖片)

在這日新月異的21世紀,新穎的科技技術特別多,網際網絡、加密貨幣、元宇宙等等,都是大家感興趣的東西。同時,工作文化的變遷,也讓許多人都開啟了斜杠人生,社群媒體、品牌營銷都紛紛成為了大家所關注的議題。

在度過忙碌的生活之餘,娛樂休閒、興趣愛好也是備受重視。OTT影視串流平台如Netflix、Disney+、Apple TV等,都是大家會去訂閱的服務。為了身體的健康,人們也都會花點時間在舉重健身、瑜珈、皮拉提斯等運動上。

面對一天只有24個小時的現實,我們要怎樣使用自己的時間呢?

本篇文章就為大家整理了時間管理最重要的兩個組成部分,那就是:

  1. 時間開銷,學會了解你的時間花費
  2. 時間象限,如何鎖定任務的輕重緩急

在接下來的內容,小編將會更深入地分享以上所提到的兩個重點。

同時,在文末也會附上 5 個可以幫助你生出更多時間的招數,以及 3 本關於時間管理的書籍,讓你找到最適合自己的方式去達成理想的高效人生!

讓我們開始吧!

時間開銷,學會了解你的時間花費

#1:柳比歇夫的“時間統計法”

著名的生物學,家柳比歇夫在一生當中,共發表了70多本著作。他在哲學、數學、昆蟲學、農業、進化論、遺傳學等許多的領域,都有著卓越的研究成果發表。在《奇特的一生》一書裡,就記載著他在自己短暫的人生中,所經歷過的事蹟。

他在26歲時,獨創了一種“時間統計法”,通過記錄他發明了一種時間統計法,通過記錄自己做每件事情所耗費的時間開銷,並定時進行統計和分析,以及月小結和年終總結,以此來改進工作方法和計劃未來事務,從而提高自己對時間的利用效率。

通過做這樣的記錄,柳比歇夫獲得了精確感知時間的能力。對他來說,時間就像是看得見、也摸得到一樣,他並不需要實際的手錶來告訴他時間時間過去了多少,他的身體自然會知道,而且分秒不差,十分準確。

#2:具體步驟

一、記錄時間開銷

準備:筆記本、筆

行動:記錄自己每一天的時間開銷

方法:

  1. 一邊處理日常工作與生活,一邊進行記錄
  2. 臨睡前回顧自己一整天做了哪些事,每件事花費了多少時間

例子)柳比歇夫記錄事件-時間日誌(event-time log):

烏里揚諾夫斯克。 1964年4月7日。

分類昆蟲學(畫兩張無名袋蛾的圖)---3小時15分鐘。

鑒定袋蛾---20分鐘。

附加工作:給斯拉瓦寫信---2小時45分鐘。

社會工作:植物保護小組開會---2小時25分鐘。

休息:給伊戈爾寫信---10分鐘。

讀《烏里揚諾夫斯克真理報》---10分鐘。

讀列夫·托爾斯泰的《塞瓦斯托波爾紀事》---1小時25分鐘。

二、分析時間

準備:你的事件-時間日誌

行動:每週、每月、每年進行一次數據分析、總結

數據分析、總結:

  1. 按照事件分析數據,比如每週的數據分析
    • 學英語---6小時
    • 健身---3小時
    • 寫作---6小時
    • 其他---X小時
  2. 鎖定出無意義的事情,看自己花了多少的時間在這些事情上,比如每週
    • 塞車---15小時
    • 玩遊戲、看劇---7小時
  3. 調整自己的時間,減少把時間花在無意義的事情上

#3:“時間統計法”的好處

一、提高時間感知能力,培養時間危機意識

時間的流逝,總是不留痕跡且難以被發覺。有的時候,一整天就這樣過去了,你才發現自己什麼都沒有完成;有的時候,你感覺自己完成了許多事,但這才過去了半天的時間。

大部分的人們之所以時間利用率比較低,就是因為潛意識裡認為時間是無限的,於是在大多數的情況下,不知不覺就把時間給浪費掉了。

通過記錄的方式,你會驚奇地發現,每天用來提升自己的時間,其實並不多,除去生活最基本的睡眠、吃飯、日常生活之後,就只剩區區的幾個小時了。所以,我們才會需要去了解自己的時間使用。

只有在意識到時間的重要性之後,你才會開始珍惜,並且善用它。

二、合理估算時間,進行更準確的規劃

普遍上,人們很喜歡利用時程表來給自己安排一整天的行程,並把它視作是一種時間管理。但很多時候,我們都高估了自己的能力,太過於樂觀,因而錯誤地給自己安排了太多的任務。

如果在一天結束的時候,你才驚覺自己並未完成預定要做的事情的話,那就會開始懷疑自己是否不夠自律,或是哪裡出了問題。隨著自我懷疑的出現,你會降低自信心與自尊感,影響以後採取行動時的心態。

事實上,在制定任何的行動計劃時,你都要先評估自己的能力,衡量自己做每件事情的效率,才能夠合理地分配好自己的時間。在估算任何工作量的時候,你也更容易訂定「真正現實可行的目標」。

只要訂定了合理的計畫,如願完成任務,就能夠提升你的自信心與自尊感。

三、學會誠實面對自己,感恩知足

記錄時間開銷,可以培養我們誠實面對自己的習慣。

當一天過去的時候,你翻開自己的事件-時間日誌進行回顧時,你可能會發現,自己的確在這一天內浪費了很多時間,因此而相當自責。這就是一次誠實面對的機會。

你內心裡面很清楚地知道,時間的損失,是一去不復返的。如果說虧了一大筆錢之後,你還是有機會可以把它們賺回來的話,流逝的時間,那就是真的流失了,你不能夠倒轉時間。

另一方面,當你看見發現自己過了很充實的一天,每一分鐘都很有效地被利用,你完成了許多事情時,你就會為此而感到很開心,也會給自己帶來一種成就感。

有了對時間的掌控權之後,你就會更加懂得取捨,知道什麼事情是浪費時間的,而什麼事情是有意義,並且有價值的。這會讓你受用終身。

時間象限,如何鎖定任務的輕重緩急

#1:四象限的劃分

一、重要且緊急的事

這些事情非常非常的重要,需要你馬上去做。它們通常都有著燃眉的緊迫性,以及會帶來嚴重後果的重要性,使你無法避免,也不能拖延的。

比如,隔天要交的報告和作業、等著你確認執行專案的電郵回復、廚房裡正在噴水的破水管等等。

二、重要但不緊急的事

有些事情,沒有那麼急迫,但它所帶來的影響卻是很重大深遠的,特別是對於我們的個人成長需求。這些事情通常跟我們的計畫和目標相關,但因為這些事情的伸縮性,我們往往會選擇拖延,想要等自己處理好手頭上更緊急的事,才來開始。  

比如,閱讀、健身、學習新技能、建立人脈,這些目標相關的事情。

再比如,期限還很遙遠計畫,像是三個月後才要發表的演講、你有一整個學期可以準備的報告、考試等等。但要注意的是,這些事情不完成的話,在臨近期限時,就會變得重要且緊急。

三、不重要但緊急的事情

很多人經常都會陷入一個誤區,認為那些緊急的事情就等於是重要的事。但事實並非如此,有的時候,這些事情的急迫性,反而奪走了我們很多寶貴的時間。我們明明就可以把時間花在更有意義的事情上。

比如,朋友突然邀約你現在一起喝下午茶、好閨蜜突然信息你,要你給她的服飾搭配一些建議、購物商場舉辦的促銷等等,都會讓你陷入忙碌,但毫無收穫的結局。

四、不重要也不緊急的事

通常,在這一象限裡的事情都會分散你的注意力。雖然它們能夠為你帶來短暫的愉悅,但是長久下來,會讓你陷入膠著不前,越來越頹廢的狀態。作為生活的調劑,確實還可以,但要注意不要太過於沉迷。

比如,漫無目的地刷手機、追肥皂劇、網購等等。

#2:重要與緊急性的區分

一、事情的重要性

在判斷一件事情的重要性時,你可以根據事情對你所產生積極、正向的影響,來做出一個區分。

比如,

  • 冥想可以舒緩焦慮情緒,讓你在工作中更快投入;
  • 閱讀可以提升你的認知,讓你在看待事物時有更多元的思考角度;
  • 經營副業可以讓你利用興趣來變現,獲得更深層的成就感。

二、事件的緊急性

事件的緊急性,通常已截止日期為首要標準。最接近期限的事情,就最先做。

為了方便區分,也可以按照兩週為標準:

  • 只要是在接下來兩週內要完成的事,就算是緊急事項。如果已經有明確的截止期限,也可以放在日程表裡作為提醒。注意,要把事項拆解成幾個可以馬上行動的小任務,因為時間有限,越早行動越好。
  • 至於其他那些距離截止還有兩週以上的事情,就可以歸類在不緊急的事項,等你完成了緊急的事情,再來處理。這些事項就不需要過於細化的具體行動,你只需要記錄個大概就可以了。

#3:對應四象限的行動

一、第一象限:重要緊急—Do(執行)

生活中,我們的很多的壓力來源,大多來自於未處理的緊急重要事項。對於這些無可推託的重要緊急事件,不要猶豫,馬上去做!

不然的話,這些事項就會堆積在一起,讓你累積更多的煩惱與壓力。想要知道如何改善自己愛拖延的習慣的話,也可以參考我們之前曾經的部落格文章。

傳送門:7 大策略幫助你有效改善拖延的習慣,徹底擺脫低效人生!

二、第二象限:重要不緊急—Delay(推遲)

與重要緊急的事項比較起來,重要但不緊急的事件可以暫時被擱置,推遲執行。

不過,在完成了重要緊急的事情之後,就一定要放心思去關注重要但不緊急的事,並思考自己可以如何規劃出一部分的時間來執行。

投資在第二象限的時間越多,回報就越大,因為這些事件往往能夠給你帶來巨大的價值。

三、第三象限:不重要緊急—Delegate(委託)

有些事情的緊急程度,急迫得需要被馬上完成,但它不一定需要由你來做。對於這些事情,你可以將其委託給他人幫你完成。

比如,房子太髒亂,但馬上就快要過年了,要完全清掃乾淨的話,就會需要花一整天的時間來大掃除。這是,你就可以請一個鐘點阿姨來幫忙打掃。

值得注意的是,有些事情必不可免,需要你親自來做。這些事情,你就可以安排在一天之中,效率最低下、產出最少量的時候來處理,而盡量避免佔用自己工作最高效的黃金時段。

比如,大掃除整理出來的書本,需要分類出:要收藏的,以及要回收的。那就可以在晚上放工回家之後,進行歸類整理。

四、第四象限:不重要不緊急—Delete(刪除)

不重要不緊急的事情,就要毫不猶豫地刪除掉,因為這些事情大多與你的目標無關,也沒有意義。就像是朋友找你聊八卦很浪費時間,也不會給生活帶來積極的改變。

沃倫巴菲特曾說過:“成功的秘訣很簡單,我會對當下不重要的事情說不。”

在學習對他人說「不」之餘,你也要學會對自己說「不」拒絕那些優先順序不高的事情,一次只專注做一件事情。

5 招讓你生出更多時間

#1:整理

請你回想一下:

你每天都會花費多少的時間來尋找重要的文件、檔案、電子郵件、訂書機、書籍甚至是車鑰匙呢?

如果,你可以把這些文件分門別類,常用的東西都妥善地放好的話,那你是不是就能夠生出更多一點的時間呢?

事實上,根據一項研究丟失物品的報告指出,人們平均每一天都會花費16至55分鐘,來尋找丟失的物品。換算起來,人的一生當中,會有大約1到3年的時間是在尋找丟失的物品。

所以,學會整理好物品,你就能預防自己遺失大約1到3年的時間。

#2:早起

想要每天多出一個小時?

很簡單。

早起一個小時,那不就好了嗎?

等等,熬夜不也一樣,可以“生時間”?

不過,知名辯論好手顔如晶就曾經在《奇葩說》節目中說過:“如果以犧牲身體的代價來獲得快樂和學習,那為什麽不在清晨二者兼得呢?”

熬夜會帶來許多健康隱患,比如最明顯的黑眼圈、記憶力下降、精神不濟等等,還會影響你的工作效率,甚至帶給你罪惡感,讓你在面對大挑戰的時候,容易退縮。

反觀,早起的人會更健康,也比較容易集中精神,因為早上比較安靜,可以在不受干擾的情況下,認真地做事,比如規劃目標、寫作、閲讀等等。

早起的一個小時,再加上高效率的工作,這不是能讓你生出比一個小時還更多的時間嗎?

#3:善用高峰時間

人的精力就好像電話的電池量一樣,是有限的。在電量充足的時候,就能夠運行耗電量高的任務;在電量不足的時候,就不能。

如果你把自己的高峰時間用在做瑣碎的事情,比如回復郵件、打電話給客戶、和同事閑聊等等,那就只是浪費自己寶貴的精力。接下來,你就沒什麼警力,也有可能需要花費更多的時間,來完成難度高的任務了。

所以,更有效率的做法是,把你的高峰時間用在完成最難、最有挑戰性的工作,剩餘的時間就用來完成其他瑣碎的事,這就符合了博恩‧崔西(Brian Tracy)所倡導的高效工作法---“先吃掉那隻青蛙”。

那你知道自己一天當中,最有活力、精力最旺盛的時段,是什麼時候嗎?

每個人都不一樣喔!

有些人可能是在早上9點到12點的時候,感覺比較有活力,而有些人則可能是在下午的時候,才會有這樣的感覺。

透過記錄時間開銷,你也可以從中發現自己的高峰時間喔!

#4:減少干擾

當我們在專注工作的時候,就很有可能會被一通電話、外賣、突發的會議、同事的問題給干擾,導致我們自亂陣腳。

根據加利福尼亞大學的一項研究發現,每次在經歷干擾之後,我們人腦就會需要至少23分鐘的時間,才能夠找回原來的專注力,重新集中在被打斷的工作中。

23分鐘,也是時間啊!

所以,要學會減少外在干擾,讓自己提升工作效率,省下更多的時間。

#5:停止一心二用

對於高效率這件事,不少人的迷思就是:我同一時間做兩件事,比如一邊檢查信件,一邊和老闆講電話,就能夠省下很多的時間。

但是,這真的能夠省下很多時間嗎?

答案是,並不會!

相反的,這麽做只會浪費你更多的時間,因為它不只是會降低你的工作速度,而且還會提升你犯錯的機率。到時候,你還要花更多的時間來進行糾正,這不就得不償失了嗎?

另外,大腦在不斷切換任務的過程中,會更快速地消耗你的精力,讓你感到更容易疲累。就像電腦一樣,你開太多的頁面,只會佔用更多的記憶體容量,導致電腦變慢。

所以,一次只專注做一件事,這樣才能真正地提高你的工作效率。

精選 3 本可助你管理時間的實用書籍

#1:生時間:高績效時間管理術

書籍簡介

《生時間:高績效時間管理術》是由廣受歡迎、討論時間管理實驗的新聞通訊《時間雙傻》(Time Dorks)的創辦人,傑克‧納普(Jake Knapp)和約翰‧澤拉斯基(John Zeratsky)所撰寫的一本時間管理書籍。

身為Google Ventures「設計衝刺」(design sprint)的開創者,他們深深執迷於重新設計時間的構想。根據從設計衝刺汲取的教訓,他們花費數年的時間,以自己的習性和慣例進行試驗,尋找將活力、注意力和時間最佳化的方式。

在研究了數年之後,他們將最有效的策略歸納成一個四步驟的日常架構──精華、雷射、提振活力、反省──任何人都可以以這個架構來系統性地設計自己的每一天。

如果你希望一天之中有更多自由時間可以運用,《生時間》是你必讀之作,它能協助你開始以真正重要的事情為中心,刻意設計你的日子。假以時日,你必能讓你的生活歸你所有。

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#2:Indistractable

書籍簡介

《Indistractable》是由一位在以色列出生的美國作家,尼爾·埃亞爾(Nir Eyal)所創作的。這位作者同時也是史丹佛大學的產品設計教授,並且兼任衆多公司裡的產品設計顧問。

早在2014年的時候,他曾經發佈一本教導別人如何設計產品的書《上癮》,得到了非常熱烈的回應,並且成為了《華爾街日報》的暢銷書之一。

於是在2019年的時候,他再次發佈了這一本《不受干擾》,為的就是教會別人如何在充滿誘惑的環境中,減少外部所帶來的干擾,讓自己可以完全掌控想要的生活。本書被亞馬遜評為年度最佳商業和領導書籍之一,也贏得了傑出文學作品獎(OWL Award)。

《Indistractable》裡提供了大量實用的技巧和工具,特別是在人手一機的這個時代,這本書分享了你可以如何設置你的手機,才能夠幫助自己減少干擾,保護好你專注的環境。

如果你還沒讀過這本書,强烈推薦你可以入手一本,學會減少干擾,用書本代替手機!

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#3:把時間當作朋友

書籍簡介

《把時間當作朋友》一書,出自於「得到」App專欄作者,李笑來。他是會計科班出身、業餘電腦程式設計達人;所涉獵的領域廣泛,從會計、銷售、英語名師、到天使投資人、專欄名家……跨界之廣、令人稱奇!更令人咋舌的是,在所有這些他從事過的領域,他均無一例外地成為佼佼者!

在追求個人生涯成就或財富自由這條路上,每個人都希望自己能夠更加妥善運用時間,或是掌握時間,以便能夠讓自己有多一點的時間來做想做的事,或是不再忙碌得不成人型,或是更快速地達到目標。

對於作者來說,管理時間不過是種方法論,可以視為某種實用的程式,但想要達成美好生活,升級整個操作系統會比安裝程式來得重要得多。這也是作者寫這本書的目的。

這本書在出版之後,引起了相當大的迴響,甚至有人感嘆,要是早點讀到這本書,整個生命軌跡可能都會因此改變。

不過,好書永遠都不嫌晚,感興趣的你,現在就開始吧!

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結言

以上就是小編想跟你分享的關於時間管理最重要的,記錄時間開銷以及分清事情的緩急輕重。

不管是在做什麼事情的時候,時間都占據了一個很重要的位置,因為它一直都在向前走,從不曾停下過一刻。

對於只會減少不會增加的時間,你願意怎麼用它呢?

小編曾經被問過一個問題:你知道利用時間和投資時間的區別在哪裡嗎?

很多人都太過於專注在利用時間,想盡辦法在短時間內完成最多的事情,彷彿效率越高,能完成的越多,結果就越好。但是,這其實只是一種短視的現象。從長期來看,學會投資時間才是最正確的選擇。

所以,今天所分享的內容都圍繞在辨別時間的重要性,以及對自己最有價值的事物。

祝願你我都能夠讓自己的時間得到投資,讓人生變得更豐富多彩。

希望今天的分享,能夠給你帶來一丁點的啟發~

也歡迎你留言分享自己的時間管理秘笈,讓我們的團隊跟其他的讀者都能夠有所獲益哦!

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