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提高工作效率的5個秘訣

Focus

5個方法提高工效率

第1步:設置工作空間

在一個健康和舒適的環境下工作,可以提高我們的生產力,注意力時間也可以被拉長,那具體怎麽做呢?

首先,確保你有舒適的桌椅、光綫充足、適當的溫度,不會太冷也不會太熱,如果工作環境很冷的話,可以帶外套上班。

再來,減少背景噪音,防止它們造成你分心。如果你有獨立辦公室的話,可以關上門,避免因爲看到外面人來人往而分心;如果是和其他同事一起工作的話,建議戴上耳機,播放一些白噪聲,在避免被他人打擾的同時,聆聽白噪音也能提高生產力。

另外,如果有些同事一直找你聊天的話,你必須篤定地告訴對方你在忙,隨即提出在午餐時間再聊也不遲。針對同事總有問題來找你的話,你可以告訴他們一個特定時間,比如1點,到了這段時間才一次過解答他所有的疑惑。

第2步:精心安排任務

每個人的精力會隨著一天而有所變化,在精力最旺盛的時候,我們可以非常地專注,也比較能夠處理難度比較大的任務,像是策劃、找客戶談判、寫作、拍影片等等;

反之,感到疲累的話,我們的工作效率就會下降,面對大挑戰也會容易退縮,所以比較適合處理簡單的任務,比如回復郵件、整理文件、複印文件等等。

簡單來説,我們應該根據當下的工作狀態,分配適合的任務

此外,如果感到疲累的話,可以通過喝水、在外面快步走、花10分鐘冥想、午睡20-30分鐘來補充精力。

第3步:高效會議

曾經有人做過一項調查,他們發現有25%到80%的工作時間被用在會議上,而你很可能處於這個範圍的中間,代表你一周有很大部分時間都用在開會上。

所以爲了要確保會議是高效的,有以下的步驟:

  1. 編寫議程-寫上明確的目標。
  2. 仔細考慮誰應該出席-真的需要每個人都在嗎?不相關的人不需要出席,否則會浪費他們的時間。
  3. 善用帕金森定律– 比如你認爲開會需要一個小時,那就縮短成30分鐘,讓時間變得更緊迫,有助於大家更好的專注在會議上。

在安排會議時,給自己留出您認為需要的一半時間。如果你認為你需要一個小時,那就給 30 分鐘。

遵循帕金森定律,如果您知道自己的工作時間緊迫,那麼您就會更加專注。

第4步:刪減繁冗工作

不是所有的工作内容,都值得你花費有限的精力和時間去處理的。

你要想清楚的是,什麽任務完成了,是可以為你的公司帶來長遠價值的

你可以試看記錄你的工作日常,瞭解你平常是如何花費時間在什麽樣的任務,兩個星期后,回顧一下,看看哪項任務是可以實現公司的目標?哪些又是在浪費時間的?

你可能想問,有些事情雖然不重要,可是還得去做的話怎麽辦?

答案就是外包,把這些任務委托給其他人做就可以了。

第5步:善用時間管理

圖:Photo by Icons8 Team on Unsplash

以下是一些簡單有效的時間管理策略:

第一,帕金森定律

帕金森定律告訴我們,你給自己的期限越長,你越需要更多的時間來完成,比如我們以前大學論文的截止日期通常有一個月以上,但你是不是在前一個星期才開始動工呢?

所以我們要刻意縮短期限,比如截止時間還有一周,那可以縮短成3天,這樣的方式可以讓我們集中注意力在這項任務上,而且也更容易出現心流,以高效的狀態更早地完成任務。

第二,番茄工作法

番茄工作法是以25分鐘為單位專注工作,然後短暫的休息5分鐘,接著再進行新一輪的25分鐘工作。這麽做的好處是可以幫助你在短時間内集中注意力,隨後再獎勵自己休息時間,以此來提高工作效率。

當然你不一定要用25分鐘的單位,可以是15、20、甚至是30分鐘也可以,至於休息時間建議5到10分鐘即可,不能過長。

第三,尋找問責夥伴

有些人如果在被監督的情況下,可以激發他的執行力,比如要求同事或老闆爲你設定截止日期或時間,又或者是在社交媒體上公開自己的目標,這樣他就不好意思不完成諾言了,所以問責夥伴可以用來督促自己完成任務。


總結

以上的5個步驟,可以提高你的工作效率,從而提高工作的滿意度和幸福感。

記住,我們要像成功人士一樣work smart, 而不是work hard。

希望今天的文章可以給你帶來一些啓發,我們下次見!


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