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減少干擾的10個妙招:讓工作效率提升10倍

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10種減少干擾的方法

方法 1:記錄下干擾你的事物

你可以在筆記本或是excel檔案上,準備一個列表 (如下圖),裡面記錄你日常所遇到的干擾物,分析它出現的模式,然後,再決定日後要如何針對性地解決這些干擾物。

圖:干擾記錄列表

在記錄的時候,你至少要觀察自己一周內所遇到的干擾,並為每一次的干擾注明:

  • 干擾你的人
  • 發生日期和時間
  • 事項
  • 重要嗎?
  • 緊急嗎?

有了這個干擾記錄列表之後,你就更能瞭解在自己的生活中,哪些人事物最常造成你分心,那麽你就能夠輕易地對症下藥啦!

方法 2:召開例行會議

與其把事情一個一個分開來講,還不如召開例行會議,事前先把問題都準備好,然後再一次性地把這些問題拿出來討論。這樣的做法更有效率,還能夠減少許多的干擾。

如果有哪些同事很常需要跟你交流工作的話,那你可以安排幾個固定的時間段,讓他在這段時間內與你討論工作。比如,你們可以約好每天早上的11點和下午3點一起討論工作,那只要時間到了,你就可以暫時停下手邊的工作,與他進行討論。

方法 3:預留“應急時間”

從你的干擾記錄列表中,你可以觀察到自己有多少時間是被緊急、重要的事情給干擾。你可以在日程表標記這段時間,並把它命名為“應急時間”。比如,你注意到許多客戶喜歡在上午打電話給你,又或者下午通常會有緊急會議,那你就把這段時間預留給“應急時間”。

這樣一來,你就可以避免在這個時間段給自己定下太多的任務,也不會因為負擔過重而感到壓力。

方法 4:設置“忙碌 “時間

你要讓別人知道,你什麽時候有空,什麽時候沒空。

工作的時候,你可以戴上耳機,表示自己現在不想被打擾,又或者將自己的狀態設置為“忙碌”,這樣別人就不會在那段時間來找你,你也不會因為拒絕對方而傷害彼此的感情。

你也可以把自己最有效率的時間段,比如早上9點到11點之間設置為“忙碌”,並將自己的“忙碌”狀態儲存至共享日曆中,讓大家知道不要在這個時間段打擾你。然後,你就可以善用這段時間,盡可能地完成那些最困難的任務,這樣就能提高你的工作效率了。

方法 5:學會說“不”

如果你不敢或不懂得拒絕別人的話,你只會讓自己忙上加忙,最後更會把自己給搞垮。對於不是你的責任,或不重要的事,你可以留到以後才去做

但是,要怎麽知道哪些事情對你是重要的呢?你可以問自己:“如果我答應別人的話,那這件事可以讓我達到什麽樣的目標?”如果答案是達到別人的目標,那這件事就是不管你的事了,你應該要拒絕對方。

這時候,想要拒絕對方的話,你可以簡單和篤定地向對方解釋:“我現在正在處理比較重要的項目,時間非常緊迫,所以很抱歉我不能幫你的忙。”

總之,學會拒絕,你就可以為自己省下許多不必要的麻煩和干擾了。

圖:Photo by SHVETS production from Pexels

方法 6:和團隊溝通

你可以在早上舉辦每日會議,讓團隊中的所有人在會議中,快速簡潔地報告昨天完成了哪些事情,今天又想完成什麽任務。這樣,彼此就會知道各自的任務,這有助於溝通和協調,並能保持良好的團隊精神。

如果碰到問題的話,也可以在當下尋求他人的意見和幫助,及時解決疑惑,那麽接下來的工作就能減少對對方的干擾,或是會被別人打擾了。

方法 7:善用科技

只要花一點心思,你其實可以善用科技來減少干擾。比如,工作的時候,你可以開啟靜音模式或是登出你的聊天室。不過,很重要的一點就是,你必須要事先通知同事你什麽時候會處於靜音模式,讓他有急事的話,可以選擇打給你。

此外,不要過度頻繁地檢查電子郵箱。假如在同一件事情上,你需要發送超過3封郵件給同樣的人,那更有效率的做法,就是直接打電話跟他們溝通。建議你可以設定一個固定的時間段來檢查郵件,這樣就不會一直分心了。

方法 8:喘口氣

如果同事發信息找你,不要急著馬上回復對方。雖然他們可能覺得事態很緊急,希望你可以秒回他們,但大多數時間,就算你遲回復對方,也不會造成公司倒閉。所以,慢慢來,給大家一些喘口氣的時間,這樣對你,對他都好。

方法 9:應對無可避免的干擾

生活中,有些干擾就是你再怎麽防也防不了的,比如電腦突然壞了,做不了事、又或者是老闆突然找你做緊急修改。這時候,你也不需要太過沮喪,先做幾個深呼吸讓自己冷靜一下,安撫好情緒之後,再馬上去處理這些不可避免的緊急事件。

圖:Photo by Lukas from Pexels

方法 10:有自覺

你可以每個星期就你的干擾記錄列表進行回顧,看看自己的工作效率有沒有提升、干擾是不是少了、有沒有出現新的干擾等等。再來,你可以想一些更有效的應對方案,比如把一些任務委托給其他人去做,或者是修改你之前設置好的“忙碌時間”和“應急時間”。

最後,也可以自我反省一下,你的行動有沒有給其他人帶來干擾?


總結

以上就是10種減少干擾的妙招,希望可以幫助你工作得更加順利,表現得更加亮眼,讓老闆賞識你的工作能力。


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