|

高效人士都在用的秘密武器

如果你的答案是肯定的話,那這篇内容你不容錯過。

加州多明尼加大學的蓋兒‧馬修斯教授(Gail Matthews)發現,只要把目標寫下來,達成目標的機率會高出33%,所以我將教會你製作一個有效的工作清單,來幫助你減輕焦慮、減少犯錯、提高效率、以及達到目標。

什麽是工作清單?

清單也就是我們常說的檢查清單,是一種能夠列出工作流程、要點、以及注意事項的工具。普遍上,有些人會利用清單來列出當天要處理的所有事項。處理好後就在事項旁打個勾,就會有種滿足感。或是利用清單寫下要採購的日常用品、想要達成的年度目標等等。

你可能會説:“爲什麽要這麽麻煩,我記在腦海了不行嗎?”

事實上,準備工作清單有以下好處:

  1. 避免遺漏-大腦的記憶力並非可靠,你當下或許記住了,下一秒可能就會因爲太過忙而忘掉了。所以事先寫下待辦事項,可以避免自己遺漏掉。
  2. 優先次序-一張清單列出了所有的待辦事項,方便你分清任務的輕重緩急,就不需要一邊想著有什麽任務,一邊決定要先做哪個,白費腦力。
  3. 提高專注力-如果沒有把待辦事項寫下來的話,就無法專心工作,因爲你的腦海一直在惦記著還沒去做的事,導致你根本無法全神貫注在眼前的工作,感到壓力,最終影響工作效率。相反的,清單可以分擔大腦的記憶工作,把想法“轉移”到一張紙上,就能專心地工作了。

3大步驟製作工作清單:LED工具

清單
提升自律的5大步驟

List Down 列出來

寫下所有你要完成的任務。

如果有些任務過於龐大的話,比如要拍攝YouTube影片,你可以把任務拆解成幾個更小的任務,像是設定影片主題、尋找資料、寫稿、拍攝、上字幕和上架影片等等。

Evaluate 評估重要性

從1分(最不重要/最不緊急)到5分(最重要/最緊急)裏面,評估每項任務,比如:

任務評估表
任務評估表

如果你發現有太多任務都是5分的話,那就再重新評估,將不太重要的任務降級。

Do 行動

分門別類好之後,接下來就要去優先處理5分的任務,完成了之後才到4分,3分,以此類推。

每當你完成任務時,記得打勾或劃掉。


清單3大原則

根據《清單革命》,制定清單有3大原則

第一:内容不宜過長

人的專注力是有限的,如果清單過於長,就會出現跳過步驟或是檢查中途分心的狀況。

因此,清單可以局限在5到9個事項,只列出非常重要,以及不可被忽略的細節。

同時,為了方便攜帶,最好內容能塞進一頁或是一張小卡片的幅度

第二:內容簡潔直接

在不同的領域中都有各自的專業術語,因此清單的用詞必須是專業且常用的。這樣的話就不容易造成混淆,達到用詞直接恰當的目的。

另外,清單的設計必須簡潔大方,不要過於花俏或是過度使用顏色。並且字體的設計和大小都必須一目了然。方便使用者在複雜或是令人分心的環境下也能查閱。

圖:Photo by Thomas Bormans on Unsplash

舉個例子,如果你要準備一張工作會議的清單,内容會如下:

同時,為了方便攜帶,最好內容能塞進一頁或是一張小卡片的幅度

  • 確認會議主題
  • 具體例出討論內容
  • 選擇會議時間
  • 選擇會議地點
  • 拟定议事日程
  • 安排會場佈置
  • 通知相關人員

第三:經過檢驗,持续更新

清單是需要持續更新改善的,所以我們需要根據實踐的結果,來反復地檢討和改良,慢慢地就能制定出適合自己的一份清單了。

比方説,當你發現自己過於理想化,總是不達標,下次就要量力而爲,降低要求,減少任務的數量。

另外,如果你發現播放輕音樂,或點燃熏香蠟燭有助於你提高工作專注力,也可以把它加進你的工作清單裏面哦。

透過不斷地檢驗和改良,你的工作清單將會越來越完善。


總結

清單是一種生活和工作的方式,同時也是解決複雜龐大問題的工具。清單的出現能幫助改掉粗心大意,或是得過且過的壞習慣。學習使用清單的方法,充分利用清單所帶來的價值,就能提高工作效率、確保安全。

細節決定成敗。只要注重工作中的每個細節,把所有細節都處理好,就能有效地完成工作,並且把工作做到極致。


相關文章推薦


你可能會有興趣的相關文章...

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。