《麥肯錫筆記思考法》書摘筆記|用筆記來思考,輸入也輸出

記筆記是為了什麼?或許,你會說,如果不做記錄的話,擔心自己一轉眼就會把信息給忘得精光。又或許,為了方便日後的查閲,做筆記是你的一種習慣。但是,做筆記的目的真的僅限於此嗎?

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書籍簡介

今天,跟大家分享《麥肯錫筆記思考法》這一本書,讓大家好好認識筆記本潛藏的力量。本書作者,大嶋祥譽,畢業於上智大學外語學院,更擁有美國杜克大學商學院MBA學位、以及芝加哥大學人文科學碩士學位。

在任職於麥肯錫公司期間,她是負責企業整體戰略規劃等的專案顧問。憑藉著自己在麥肯錫公司工作的經驗,她也出版了許多與麥肯錫流派相關的書籍,成為了商業暢銷書作家。現在的她,是Senju Human Design Works的董事長,主要從事高階主管教練、組織變革顧問、小組建立和領導者開發。


我們為什麽要記筆記?

大部分的人在上學時期,就已經學會了要把課堂上或是書本裡的内容抄到筆記本,以方便課後復習。在踏入社會之後,我們更是學會了要記錄每一次會議的内容,以作為日後工作的依據與參考。但是,寫下來的筆記就只能這樣應用嗎?

事實上,筆記可以是協助你思考的工具,用於解決問題

一生當中,無論在哪一個階段,我們都會遇到大大小小的問題。唯有解決了這些問題,我們才能夠突破自我,在過程中纍積經驗,豐富知識,經歷一次又一次的蛻變成長。這一切,單靠腦袋思考,是不夠的,我們還需要筆記本的輔助。

如果沒有明確自己的思路,我們很容易就會陷入混亂,進而采取冒然的行動,不但無法從根本上解決問題,還會徒勞無功,浪費時間和精力。所以,筆記本的使用,就顯得非常重要,它有助於我們找出問題,圈定一個方向,讓思緒往那個方向尋找答案。


應用麥肯錫筆記的4大步驟

Step 1:發現真正的問題

不管是遇到什麼問題,為了解決它,我們就需要收集相關信息,盡可能了解問題的所有背景。比如,你可以和上司、客戶或是其他相關人員溝通,以獲取更多的資訊。你需要收集的幾個重要信息包括:

  • 解決問題的意圖;
  • 解決問題的急迫性與時限;
  • 問題發生的原因;
  • 涉及人員;等等。

有了所需要的信息,我們才能夠進一步分析,找出解決方法。你可以向資深前輩或經驗豐富的專家取經,請教他們這類問題的解決方法,或作為參考。你也可以翻閲過去的案例與報告,從中取得一些主意。這裡還需要注意的是,在現實生活中,我們很容易被表面問題給迷惑,而真正的問題可能隱藏得更深。所以,在收集信息時,要像警察進行調查取證一樣,不錯過任何内容。

記錄的時候,要抛棄預先判斷,把每一字一句都記錄下來,以免錯失藏在隨意一句話裡的關鍵。

舉個例子,我們都知道下雨天的時候,坐巴士通常會遲到。表面上,巴士會遲到是因為天氣不好,影響了行駛速度。但實際上,造成巴士遲到的原因,是因為使用者大多選擇提早搭前一趟巴士,而隨身攜帶的雨傘、雨衣等,拖延了大家上下巴士的時間,最終造成了巴士遲到。

所以,發現問題的時候,要大量地收集信息,你才能夠藉由對它們的整理,從中找出新的發現,建立假設,挖掘出隱秘的真正原因。

Step 2:建立假設

在進行整理與建立假設的時候,你可以利用【空雨傘】模型,列出整件事的流向。通過對現況的觀察,你能夠掌握「事實」,然後對事情發展的方向作出「解釋」,最後再通過分析,推測出未來事件的走向,計劃出接下來該有的「行動」。就像你發現濃雲密佈的這一個(事實),就得出了等一下可能會下雨的(解釋),於是出門的時候,你就會有帶傘的這一個(行動)

圖: 【空雨傘】模型

信息整理與分組就像拼拼圖一樣,你需要把對的一角放在相對應的位子。如果錯誤把信息分到不對的一組,那麼對於最後實施的行動就會造成偏差。要避免這樣的錯誤,你就要用批判性的角度來驗證假設,比如問自己“真的是這樣嗎?”如果不是,那就否決這一假設,避免自己因採取了錯誤行動而導致失敗。

在這一步驟,你可以以故事線思考,先掌握整體情況,才來思考整件事的後續。根據所建立的每一條假設,你可以思考,採取什麽樣的行動,會迎來什麽樣的變化。這樣一來,你就能夠清楚地對比驗證效果,看看你預想的假設是不是能夠讓你解決問題的最終方案。

Step 3:驗證假設

為了進行驗證,你需要有堅實的證據,也就是在所假設的範圍内,進行多一次的信息收集活動,比如現場調查、訪談、或是問卷調查等等。

驗證假設:

  • 假設1:遲到是因為下雨天司機放慢駕駛速度
  • 假設2:遲到是因為乘客需要時間整理雨具

就拿剛剛巴士遲到的原因作為例子。在跟巴士司機的訪談中,我們得知司機不論晴天還是雨天,都會保持一定的駕駛速度,所以雨天行駛速度變慢,並不是巴士真正遲到的原因。在對乘客上下巴士整理雨具的現場進行調查後,我們才發現,乘客需要額外的時間整理雨具才能上下巴士,所以,這就驗證了下雨天巴士遲到是因為乘客攜帶雨具所致。

驗證解決方案:

我們可以進行一個星期的實驗,試著在下雨天增設巴士的運行次數,並縮短兩趟巴士之間的到站時間,這樣一來,就可以解決乘客上下巴士用時過長的問題了。為了驗證方案的可行性,在試驗期間,我們需要司機和乘客或是利用問卷調查,獲取他們的反饋,分析出數據結果。

簡單來說,驗證假設的過程,就是在實驗解決方案的可行性,同時也檢驗我們對問題的理解。就算不小心偏離了軌道,通過驗證,我們也還是能夠快速找到方向,繼續解決問題。

Step 4:概括方案

驗證假設成功,就等於確定了有效解決問題的方法。接下來,你要做的就是把這個解題的過程總結,呈現出來。這裡的秘訣,就在於概括,也就是把信息用簡單易懂的形式綜合起來,以方便傳達給他人。你須要列出讓人信服的理由,利用客觀事實,告訴別人:「這個解決方案是根據事實得出來的。」

在進行概括的時候,你可以把主張的解決方案列在最上方,然後在中間舉出支撐解決方案的理由作為依據。最下方則可以記錄相關的出處或是備注。這是以成果倒推解決問題的過程,可以讓一個方案更具有邏輯性與說服力,也更容易讓其他人接受和理解。

圖:概括模型

總結

筆記本,就是要用來輸出資訊,而不是只有一昧的輸入。唯有輸出,你才會透過書寫的動作來深化思緒,消化所輸入的資訊,進而整理思路、強化自己的思考能力。用筆記練習思考,養成良好的思維習慣,高效解決生活上的各種問題吧!


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