如何提升會議的效率 | 高效會議

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在我以前上班的公司有一個「約定成俗」的規矩。每當主管號召開會的時候,所有人都會主動站起來,移動到一個沒有椅子的地方開始開會,就是所謂的  站立會議(Stand-up meeting)。

 

站著開會因為沒有坐著舒服,所以大家為了想要在腿痠前回到位子上坐下,都會想辦法把事情交代清楚,不會拖慢進度,更不會遲到。

 

除非是有很嚴重的問題需要解決,否則每場「站立會議」耗時很少超過30分鐘。

 

簡單來說,站著開會塑造的「壓迫感」促使我們想辦法儘快把事情交代好。為了避免再次召開會議耽誤大家的事情,我們學會了 快而準的表達方法,即使開會節奏很快,問題還是可以被妥善解決。

 

當時放眼望去,公司其他部門的會議動不動就是12個小時起跳。有時候甚至會不小心看到有些同事聽著聽著都打瞌睡了,難怪很多人都在質疑開會的重要性。

真的有必要開會嗎?

 

老實說,在我剛創立公司初期,我也非常質疑開會的重要性與其必要性。總覺得如果有問題的話,應該直接找當事人解決就好,不一定要召開會議。總覺得開會很浪費時間,而且不一定有效果。

 

但如果你現在問我,開會真的有必要嗎?在我看來,是有必要的。

 

早前因為公司業務越來越多,加上疫情關係,大家見面的次數開始變少,我開始意識到開會的必要。因為大家需要一個溝通的管道,才能互相了解彼此之間在做些什麼,甚至可避免一些不必要的誤會。

 

現在我幾乎每天都會有23個會議,巔峰時期甚至每隔1小時就會有一場會議。而為了讓會議更高效,我也從書中參考了一些好方法,目前使用過都覺得很有效。這裡特別跟你分享:

第一、建立「賞罰機制」

 

首先是解決遲到的方法。開會遲到,相信是讓很多人感到困擾的問題。有時候當我們意識到團體裡有人一定會遲到的時候,自己就會心想反正別人會遲到,那我也不要太準時好了,因此也會「刻意」遲到。即使是遲到個12分鐘,也會對那些習慣準時的人不公平,進而導致大家都越來越討厭開會。

 

這裡推薦你一個好方法,就是建立 賞罰機制。如果遲到的話,大家可以規定他做一些事情當作懲罰。千萬不要覺得「賞罰機制」很幼稚或無趣,其實真的非常有效!

 

像我們公司就規定所有人只要開會遲到1分鐘,就要被罰站,視訊會議也不例外。遲到5分鐘的話就要扣 OKR分數,簡單來說就是直接影響他的工作總評分,而最終也會影響他年終獎金得到的金額。

 

很多時候我們之所以會遲到,是因為遲到比準時容易很多,加上當我們不清楚究竟遲到會為我們帶來什麼壞處,因此常常會忍不住遲到。當我們把「遲到」和個人利益有所掛勾的時候,只要犯錯就要付出代價,我們就可以清楚知道遲到帶來的壞處,也會想辦法改善。

 

其實不只是遲到,如果你今天想要改善什麼壞習慣,我也非常鼓勵你嘗試看看設立「賞罰機制」,相信會對你有所幫助,畢竟針扎到自己的肉才會感到痛!

第二,提早5分鐘開始會議

 

我們常常在開會前都忙著處理其他事情,然後再匆匆忙忙進入會議室開始開會。但通常我們很難一下就從某些工作上快速抽身,這使得我們即使人在會議室,心還是掛在剛剛處理的事情上,思緒非常混亂,無法專心。

 

建議可以提早5分鐘開始會議,不一定要馬上進入正題,而是讓進來的人可以先沈澱心情,同時可以再回顧一下今天的開會流程,更快進入狀態,這樣才能確保開會的效率和成效。

 

如果可以的話,建議會議主持人提早一天擬定會議流程,讓大家可以先消化內容,做好準備,甚至可以自己思考有沒有什麼意見可以提出。

 

 

為開會「下足功夫」,成效自然加倍

 

自從我開始施行以上這些方法了之後,會議的效率確實都越來越好了。每次開會機會不會有人遲到,大家都能夠高度投入。

 

開一場好的會議跟做很多事情一樣,都需要「下足苦工」。如果你覺得開會壞處多過好處的話,那或許你可以嘗試這些小秘訣,相信可以幫助你對開會「改觀」喔!

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好葉

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